Privacy bij bestellen en bellen

Laatst bijgewerkt: 11 november 2026

Wie is verantwoordelijk

Toko Dingo, Spuiweg 68, 3311 GV Dordrecht, is verantwoordelijk voor je gegevens. Reynubix bouwt en beheert dit bestelsysteem voor Toko Dingo.

Wat we bewaren als je bestelt

We gebruiken je gegevens om je bestelling te maken, klaar te zetten en vragen erover te beantwoorden. We bewaren je naam, je telefoonnummer en, als je het invult, je e-mailadres. We bewaren ook wat je bestelt: gerechten, keuzes, aantallen, prijzen, de gewenste tijd en je opmerkingen. Kies je voor bezorgen, dan bewaren we ook je straat, postcode en plaats.

Je bestelling krijgt een nummer en een eigen link waarmee je de status volgt. Deel die link niet met anderen. We bewaren wanneer de status van je bestelling verandert. Passen medewerkers je bestelling aan, dan bewaren we wat er veranderde (gerechten, aantallen en prijzen), wanneer en door welke medewerker. Daarin staan geen klantgegevens.

We gebruiken deze gegevens omdat ze nodig zijn om je bestelling uit te voeren. Je betaalt niet online. Deze website vraagt en bewaart geen betaalgegevens.

In je browser

Deze website gebruikt geen cookies. Wel bewaart je browser je taalkeuze, je mandje, de link naar je laatste bestelling en de gegevens van een bestelling die nog niet is bevestigd. Je wist dit door de gegevens van deze website in je browser te verwijderen.

Een tijdelijke kopie

Om je bestelling veilig te bevestigen en dubbel bestellen te voorkomen, bewaart ons systeem een tijdelijke kopie van je bestelling. Ongebruikte kopieën worden regelmatig gewist als ze langer dan een dag niet meer geldig zijn. De kopie van een bevestigde bestelling blijft zo lang bewaard als de bestelling zelf.

Na je bestelling

Na een afgeronde bestelling kun je vrijwillig een cijfer met een toelichting geven. Aanmelden voor nieuws en aanbiedingen is een aparte keuze en gebeurt alleen met je toestemming. Meld je je aan, dan bewaren we je contactgegevens en het bewijs van je keuze, zoals de tekst, de taal en het tijdstip. Meld je je af, dan wissen we je naam, telefoonnummer en e-mailadres van die lijst. Het bewijs van aan- en afmelden blijft bewaard. Deze website verstuurt zelf nog geen nieuwsberichten.

Hoe lang we bewaren

Elke nacht halen we naam, telefoonnummer, e-mailadres, adres en opmerkingen bij de bestelling weg uit bestellingen die meer dan twee maanden geleden zijn geannuleerd. Bedragen, datums en de statusgeschiedenis blijven staan. Daarna verdwijnen die gegevens ook uit de tijdelijke kopie.

Voor bestellingen die niet zijn geannuleerd, is nog geen bewaartermijn vastgesteld. Ze worden voorlopig niet automatisch gewist. Ook cijfers, de toelichting erbij en het bewijs van aan- en afmelden hebben nog geen vaste verwijdertermijn.

Met wie we samenwerken

Supabase bewaart de database: bestellingen, de accounts van medewerkers en de menufoto's. Supabase houdt technische logboeken bij van verzoeken aan de database, met onder meer je IP-adres. Op ons gratis abonnement bewaart Supabase de logboeken van de database en de API 1 dag.

OVH levert de server waarop deze website draait, in Londen (Verenigd Koninkrijk). Je bestelling gaat rechtstreeks van je browser naar de database, niet via die server. De server en de doorstuurserver ervoor houden geen bezoekerslogboek bij.

Medewerkers van Toko Dingo en beheerders van Reynubix kunnen de gegevens inzien voor hun werk.

Reservekopieën

Reynubix maakt reservekopieën van de database om gegevens terug te kunnen zetten als er iets misgaat. Ook die kopieën bevatten namen, telefoonnummers en e-mailadressen. Een versleutelde kopie staat op dezelfde server van OVH in Londen. Een tweede versleutelde kopie staat in een Google Drive-account van Reynubix, zonder de sleutel om die te openen en met dezelfde verwijdertermijn van 30 dagen. Zolang er nieuwe kopieën worden gemaakt, worden kopieën van meer dan 30 dagen oud gewist, ook op die server. De nieuwste volledige kopie blijft altijd bewaard. Wat uit de database is gewist, kan dus nog een tijd in een kopie staan.

Bellen met Toko Dingo

Telefoongesprekken met de digitale assistent van Toko Dingo en gesprekken met de assistent op tokodingo.nl lopen via Retell AI. We gebruiken het gesprek om je vraag of bestelling af te handelen en je zo nodig terug te bellen. Retell neemt het gesprek op, schrijft het uit en bewaart bij telefoongesprekken ook je telefoonnummer. Retell heeft geen diensten in de Europese Unie, dus je gesprek wordt buiten de EU verwerkt. Gesprekken via de website bewaart Retell 30 dagen. Voor telefoongesprekken staat bij Retell sinds 11 november 2026 een bewaartermijn van 60 dagen ingesteld. Retell wist verlopen gegevens automatisch, één keer per dag. Of die termijn ook geldt voor telefoongesprekken van vóór die wijziging, hebben we nog niet kunnen bevestigen.

Na het gesprek zet een automatiseringsserver van Reynubix in het Verenigd Koninkrijk een samenvatting in een gesprekkenlijst. Die lijst is een Google-spreadsheet op het Google-account van Reynubix en is niet gedeeld met andere mensen of accounts. De samenvatting wordt ook per sms verstuurd via de sms-dienst TextBee, soms met een link naar een gesprekspagina. Wie een geldige link heeft, kan op die pagina zonder in te loggen je telefoonnummer, je naam, de samenvatting, een inschatting van je stemming en je bestelling zien en de opname beluisteren, zolang Retell het gesprek bewaart. Oudere links zonder beveiligingscode werken niet meer. TextBee bewaart die berichten ook. In die samenvatting kunnen je naam, je telefoonnummer en je bestelling staan. Sms'jes die de assistent tijdens een gesprek naar je stuurt, staan met je nummer en de tekst ook in die lijst. Voor de lijst en de sms-berichten is geen verwijdertermijn bekend. De automatiseringsserver wist zijn eigen verwerkingsgegevens na ongeveer 14 dagen.

In het bestelsysteem kan de zaak gesprekken terugzien om contact met je op te nemen: tijdstip, taal, onderwerp, samenvatting, genoemde gerechten, een terugbelnotitie en bij telefoongesprekken je nummer. Twee maanden na het gesprek wist het bestelsysteem je nummer, de samenvatting, de genoemde gerechten en de terugbelnotitie automatisch. Tijdstip, taal en onderwerp blijven staan. Dat wissen geldt alleen voor het bestelsysteem, niet voor Retell, de gesprekkenlijst of de sms-berichten. De opname en het volledige gesprek staan niet in het bestelsysteem.

Je rechten en vragen

Je mag vragen welke gegevens we van je hebben en ze laten verbeteren of wissen. Je kunt ook bezwaar maken tegen het gebruik ervan, vragen dat gebruik te beperken of een kopie van je gegevens vragen. Je toestemming voor nieuws en aanbiedingen trek je in door je af te melden. Vragen over je gegevens? Mail naar info@tokodingo.nl of bel Toko Dingo: 078 647 04 42. Je kunt ook een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Privacy when ordering and calling

Last updated: 11 November 2026

Who is responsible

Toko Dingo, Spuiweg 68, 3311 GV Dordrecht, is responsible for your data. Reynubix builds and runs this ordering system for Toko Dingo.

What we keep when you order

We use your details to make your order, have it ready and answer questions about it. We keep your name, your phone number and, if you fill it in, your email address. We also keep what you order: dishes, choices, quantities, prices, the requested time and your notes. If you choose delivery, we also keep your street, postcode and town.

Your order gets a number and its own link to follow its status. Do not share that link. We keep when the status of your order changes. If staff change your order, we keep what changed (dishes, quantities and prices), when, and which staff member did it. That record holds no customer details.

We use these details because they are needed to carry out your order. You do not pay online. This website does not ask for or keep payment details.

In your browser

This website uses no cookies. Your browser does keep your language choice, your basket, the link to your last order and the details of an order that is not confirmed yet. You can clear this by deleting this website's data in your browser.

A temporary copy

To confirm your order safely and prevent double orders, our system keeps a temporary copy of your order. Unused copies are deleted regularly once they are more than a day past their expiry. The copy of a confirmed order is kept as long as the order itself.

After your order

After a completed order you may give a rating with a comment if you like. Signing up for news and offers is a separate choice and only happens with your consent. If you sign up, we keep your contact details and proof of your choice, such as its wording, language and time. If you unsubscribe, we erase your name, phone number and email address from that list. The proof of signing up and unsubscribing is kept. This website does not send news messages itself yet.

How long we keep it

Every night we remove the name, phone number, email address, address and order notes from orders that were cancelled more than two months ago. Amounts, dates and the status history remain. After that, those details also disappear from the temporary copy.

For orders that were not cancelled, no retention period has been set yet. They are not deleted automatically for now. Ratings, comments and the proof of signing up or unsubscribing have no fixed deletion period yet either.

Who we work with

Supabase keeps the database: orders, staff accounts and the menu photos. Supabase keeps technical logs of requests to the database, including your IP address. On our free plan, Supabase keeps the database and API logs for 1 day.

OVH provides the server this website runs on, in London (United Kingdom). Your order goes straight from your browser to the database, not through that server. The server and the forwarding server in front of it keep no visitor log.

Toko Dingo staff and Reynubix administrators can see the data for their work.

Backups

Reynubix makes backups of the database so data can be restored if something goes wrong. Those copies also contain names, phone numbers and email addresses. An encrypted copy is kept on the same OVH server in London. A second encrypted copy is kept in a Google Drive account of Reynubix, without the key to open it and with the same 30-day deletion period. As long as new copies are being made, copies more than 30 days old are deleted, on that server too. The newest complete copy is always kept. Data erased from the database can therefore remain in a copy for some time.

Calling Toko Dingo

Phone calls with Toko Dingo's digital assistant and conversations with the assistant on tokodingo.nl run through Retell AI. We use the conversation to handle your question or order and to call you back if needed. Retell records the conversation, transcribes it and, for phone calls, also keeps your phone number. Retell has no services in the European Union, so your conversation is processed outside the EU. Retell keeps website conversations for 30 days. Since 11 November 2026, phone calls at Retell have a 60-day retention period. Retell deletes expired data automatically, once a day. We have not yet been able to confirm whether this period also applies to phone calls made before that change.

After the call, a Reynubix automation server in the United Kingdom puts a summary in a call list. That list is a Google spreadsheet on Reynubix's Google account and is not shared with other people or accounts. The summary is also sent by text message through the SMS service TextBee, sometimes with a link to a call page. Anyone with a valid link can, without signing in, see your phone number, your name, the summary, an estimate of your mood and your order on that page and listen to the recording, for as long as Retell keeps the call. Older links without a security code no longer work. TextBee also keeps those messages. That summary can contain your name, your phone number and your order. Text messages the assistant sends you during a call are also kept in that list, with your number and the text. No deletion period is known for the list or the text messages. The automation server deletes its own processing records after about 14 days.

In the ordering system, the restaurant can look back at calls to contact you: time, language, topic, summary, dishes mentioned, a callback note and, for phone calls, your number. Two months after the call, the ordering system automatically erases your number, the summary, the dishes mentioned and the callback note. The time, language and topic remain. That erasing applies only to the ordering system, not to Retell, the call list or the text messages. The recording and the full conversation are not in the ordering system.

Your rights and questions

You may ask which details we hold about you and have them corrected or erased. You can also object to their use, ask us to limit that use or ask for a copy of your details. You withdraw your consent for news and offers by unsubscribing. Questions about your data? Email info@tokodingo.nl or call Toko Dingo: 078 647 04 42. You can also file a complaint with the Dutch Data Protection Authority (Autoriteit Persoonsgegevens).